Welche KYB und KYC Bestimmungen müssen AIFM und Banken einhalten?
Die Finanzwelt unterliegt einem ständigen Wandel. Binnen kurzer Zeit können Sanktionen und Verordnungen gültig gemacht werden- umso wichtiger ist es für Sie, dass Sie Ihre Kunden und deren Aktivitäten genauestens prüfen und identifizieren. Auf diese Weise tragen Sie Ihren Teil dazu bei, Korruptionen, Geldwäsche oder Betrug frühzeitig sichtbar zu machen und Wirtschaftskriminalität zu stoppen. Die Begriffe “KYB” und “KYC” können innerhalb eines Unternehmens auf vielfältige Weise zum Tragen kommen, wenn es darum geht, die Identität eines Kunden zu verifizieren.
Definition KYC
Die Abkürzung KYC steht für die Begrifflichkeit “Know Your Customer” und bezieht sich dabei auf die Identifizierung von Neu- oder Bestandskunden durch Kreditinstitute und Unternehmen. Diese Dokumentation dient vorwiegend dazu, Geschäftsbeziehungen bezüglich möglicher Verwicklungen von Korruptionen, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder weiterer Bestechungen zu untersuchen. Der Begriff “Know Your Customer” wird innerhalb regulierter Sektoren unter anderem auch als Anti-Money-Laundering (AML-Prozess) bezeichnet. Beide Prozesse weisen beim Onboarding eines neuen Kunden große Ähnlichkeiten auf.
Aufgrund verschärfter EU-Richtlinien werden Finanzinstitute und Kreditinstitute verstärkt mit einbezogen, um an aktiver Geldwäscheprävention mitzuwirken. Zu der Prüfung gehören unter anderem die Identifizierung der Vertragspartner, die Feststellung der Besitzverhältnisse sowie eine allgemeine Abklärung der wirtschaftlichen Hintergründe. “KYC” bildet dabei einen Teil der Due Diligence - ein sorgfältiger Prüfprozess der eine umfassende Analyse wirtschaftlicher, rechtlicher, steuerlicher und finanzieller Verhältnisse betreibt. Hierbei handelt es sich um eine Mischung aus Screenings, die sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden können. Die Legitimationsprüfungen beim Onboarding von Neukunden und bei der Überprüfung von Bestandskunden bilden dabei einen fester festen Bestandteil des Compliance Managements. Die Prüfung kann beispielsweise dazu verhelfen, Scheinfirmen ausfindig zu machen oder Gelder aus fragwürdigen Quellen aufzudecken.
Wie wird ein KYC-Verfahren durchgeführt?
Die Digitalisierung von Prozessen in allen Branchen ermöglicht es, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und Bürokratie abzubauen. Wenn der KYC-Prüfungsprozess digitalisiert wird, so nennt man dies eKYC (electronic Know Your Customer). Hierbei wird die KYC-Überprüfung mittels verschiedener Technologien (z.B. KI, NFC), Methoden, Sicherheitsmerkmale und Sicherheitsprüfungen durchgeführt. Hierzu zählen unter anderem die digitale Dokumentenüberprüfung, ein Liveness-Check mittels KI, um die Live-Präsenz eines Kunden sicherzustellen sowie eine automatische Adressüberprüfung, der die Adressen auf staatlich ausgestellten Dokumenten vergleicht.
Wer ist zur KYC-Prüfung verpflichtet?
Nicht nur Kredit- und Finanzinstitute sind nach der EU-Regelung zu einer Überprüfung der Geschäftskunden verpflichtet, auch Wirtschaftsnotare, Rechtsanwälte, Güterhändler, Versicherungsunternehmen sowie Steuerberater müssen aufgrund des Geldwäschegesetzes eine umfassende KYC-Prüfung ihrer Neu- und Bestandskunden durchführen.
Welche Dokumente werden von Banken zur KYC-Überprüfung angefordert?
Die Anforderungen können von Land zu Land variieren. Generell gilt, dass der Kontoinhaber sich mit einem offiziell ausgestellten Dokument ausweisen muss, um seine Identität nachzuweisen. In einigen Instituten ist es üblich, zwei Ausweisdokumente vorzulegen, wie beispielsweise die Geburtsurkunde, den Führerschein oder die Sozialversicherungsnummer. Ebenso muss neben der Identität die Adresse genauestens überprüft werden. Dies geschieht beispielsweise mit einem Begleitdokument oder einem Wohnausweis.
Wer in Deutschland als Privatperson ein Bankkonto eröffnen will, benötigt zumindest die folgenden Dokumente als Nachweis:
grundlegende Personenangaben
Angaben zur beruflichen Tätigkeit
Angaben zum Zweck der Geschäftsbeziehung
Wenn bestimmte Transaktionen der Bank verdächtig vorkommen, so besteht auch die Möglichkeit, dass Einkommensnachweise nachgefordert werden.
Zur Eröffnung eines Geschäftskontos werden zusätzlich dazu weitere Dokumente benötigt:
Informationen über Tätigkeit und Branche
Angaben zum Unternehmen (Name, Adresse, Rechtsform)
Angaben zur Firmenstruktur
ggf. Umsatzsteueridentifikationsnummer
Handelsregisternummer
Informationen über Mitarbeiteranzahl
Gegebenenfalls ist es auch möglich, dass die Banken weitere Details über fortlaufende Kundenbeziehungen einfordern.
Entstehung des KYB-Prozesses
Die KYC-Compliance trat in Kraft, um Geldwäscherei und Betrug einzudämmen. Sie verpflichtete Unternehmen, die Identität eines jeden Neu- sowie Bestandskunden zu überprüfen. Auf diese Weise sollte unter anderem sichergestellt werden, dass kein Identitätsdiebstahl und Namensfälschung betrieben wird. Die Banken waren jedoch nicht dazu verpflichtet, die Beteiligten und Begünstigten der Unternehmen zu identifizieren. Dies führte dazu, dass die Identität von kriminellen Akteuren verschleiert werden konnte, wenn in ihrem Namen beispielsweise Transaktionen von hohe Werten durchgeführt wurden. Diese Sicherheitslücke wurde im Jahr 2016 mit dem “Customer Due Diligence Requirements for Financial Institutions geschlossen.”
Definition KYB
Der Prozess des KYB steht für “Know Your Business” und weist große Gemeinsamkeiten zu dem Prozess KYC “Know Your Customer” auf. Im Gegensatz zum dem standardisierten Verfahren KYC ist die Verwendung der Begrifflichkeit KYB (Know your Business) oder auch BKYC (Business Know Your Customer) relativ neu. Dies hängt mit der zunehmenden Ankündigung verschiedener staatlicher Vorschriften zusammen, die eine Etablierung solcher Prozesse erforderlich machen. Der KYB-Prozess lässt sich auf dieselbe Weise wie das KYC-Verfahren definieren.
Ihr Hauptziel ist die Einhaltung der AML-Vorschriften, um Finanztransaktionen sicherer zu gestalten und potenzielle Geldwäsche zu verhindern.
Unterscheidung von KYB-Prozess und KYC-Prozess
Der Unterschied zwischen KYB und KYC liegt in der Art der Kundschaft, mit denen ein Unternehmen zu tun hat. Die KYC-Vorschriften sind dann anzuwenden, wenn der Kunde eine namentlich genannte Person darstellt. Die KYB-Vorschriften wurden zusätzlich entwickelt, wenn es sich beim Kunden um ein Unternehmen oder eine juristische Person handelt. Für jedes Unternehmen, welches B2B- Dienstleistungen anbietet, ist die Anwendung von KYB-Vorschriften unabdingbar. B2B ist die Abkürzung des Begriffs “business to business” und bezieht sich auf Firmen, die ausschließlich mit anderen Firmen Geschäftsbeziehungen eingeht. Dies betrifft unter anderem Unternehmen, die beispielsweise professionelle Dienstleistungen für andere Unternehmen durchführen oder mit Freiberuflern zusammenarbeiten. In diesen Fällen ist die Durchführung der KYB–Prozesse von hoher Relevanz, da auf diese Weise die gesetzlichen Vertreter dieser Unternehmen identifiziert und ihre Verbindungen mit dem Kundenunternehmen überprüft werden.
KYB Rechtliche Vorgaben
Die rechtlichen Vorgaben des KYB-Prozesses werden in den nationalen AML-Vorschriften festgehalten. In Europa stellt dies die Anti-Geldwäscherichtlinie (AMLD) dar. Diese Richtlinie wurde im Jahr 1991 erstmals veröffentlicht und wurde seitdem mehrfach geändert. Die letzte Änderung fand im Juni 2020 statt. Grund für die Änderungen waren unter anderem die vielen Lücken in den früheren Verordnungen, die Unklarheiten bezüglich der Identifizierung der Eigentümer von Unternehmen aufwiesen. Auch wurden neue Vorschriften für die Ermittlung und Veröffentlichung von Informationen über den wirtschaftlich Berechtigten eingeführt.
Welche Informationen werden innerhalb eines KYB-Prozesses nachgefordert?
Ebenso wie bei dem KYC-Prozess können die Vorgaben hierbei von Land zu Land variieren. Im Allgemeinen werden eine Reihe von Daten über das Unternehmen erhoben, um eine angemessene Sorgfaltsprüfung durchführen zu können. Hierzu gehört auch das Sammeln von Informationen über die Unternehmen, mit denen der Kunde in Beziehung steht. Auch werden weitere Angaben von den Finanzunternehmen eingefordert, unter anderem:
Registrierungsdokumente
Lizenzierungsunterlagen
Identitätsnachweise von Geschäftsführern und Partnern
Angaben über Unternehmen (Adresse, Mitarbeiteranzahl, Gründungsdatum, etc.)
Generell können Finanzunternehmen dabei sowohl auf öffentliche Register und Aufzeichnungen als auch auf private Quellen zurückgreifen, um eine KYB-Überprüfung durchzuführen. Bei der Identitätsfeststellung werden jedoch in der Regel offizielle Nachweise und Dokumente angefordert.
Der KYB-Prozess sollte als ein fortlaufender AML-Prozess betrachtet werden. Dies bedeutet, dass die Finanzunternehmen regelmäßige KYB-Verfahren durchführen müssen um mögliche politische Korruptionen, Sanktionen-Verstöße oder weitere Anzeichen, die auf Wirtschaftskriminalität hindeuten, frühzeitig zu erkennen.